Interior marketing

Совещания и планерки — неотъемлемая часть рабочего процесса, но, к сожалению, часто планирование и проведение совещаний затягивается и не приносит должных результатов.

Автор книги «Эффективный руководитель» Петер Друкер уверен, что совещания — симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.

Но совсем отказываться от них — крайняя мера, на которую идти не совсем рационально.

Существует три параметра, которые помогут оценить вам необходимость проведения встречи с сотрудниками:

1) Сложность. Тема, которая поднимается, настолько сложна, что необходимо коллективно оценить ее решение.

2) Срочность. Проводите совещание, если обсуждение посредством почты представляется вам невозможным и долгим для этой проблемы.

3) Важность. Важность темы настолько высока, что она перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.

В любых других случаях можно смело отказываться от сбора команды.

Теперь рассмотрим то, каким образом нужно проводить совещания с максимальной пользой.

1. Совещание теряет смысл без прописанных целей и задач. Какие вопросы нужно решить? Какие выводы сделать?

2. Определить формат совещания, основываясь на задачах.

Обязательно выберете человека, который станет модератором и будет следить за временем и регламентом проведения. Лучше всего, если этот человек несет меньше всего ответственности за принятие решения, тогда он сможет сосредоточиться на организации.

3. Определите структуру совещания.

Примерный план типового совещания:

— Обозначение проблемы и цели. Обоснование актуальности. Оглашение планов

— Цели, регламент, формат

— Обсуждение и анализ

— Анализ результатов, постановка задач

— Итоги

4. Время и регламент. Выделите не более часа на совещание, поскольку в случае увеличения времени, вы рискуете потерять внимание участников. Определите время на выступления каждого участника, а также время на решение и обсуждения каждой задачи и проблемы.

Но любой регламент рушиться, если нет модератора.

5. Подготовьте необходимые документы. Если тема того требует, разошлите заранее материал сотрудникам для ознакомления. Предварительное включение в обсуждение сократит время на вводную часть.

6. Указывайте время начала и окончания совещания. Лучшее время для совещаний — начало дня, а вот послеобеденное время — самое неподходящее с точки зрения внимания и сил.

Заканчивайте совещания на 10-15 минут раньше оглашенного времени, это станет приятным сюрпризом для участников. Более того, в оставшееся время участники смогут задать свои вопросы, нежели поспешат разбирать текущие вопросы после затянувшейся планерки.