Все о своем деле на интерьерном рынке: организация, продвижение, продажи!
Случалось ли с вами такое, что, прежде чем приступить к работе, вы неожиданно находите на почте письмо от клиента, просматриваете его и приступаете к решению срочной задачи, которую даже не планировали?
Потом, отправляя письмо, вы приступаете к своим запланированным делам, а клиент звонит и предлагает обсудить вопросы лично. Вот и потеряно несколько часов времени.
Потом снова на почту пришло письмо, клиент внес свои корректировки, потом еще созвон, звонок от поставщиков, короткая переписка, и потерян еще час.
В итоге вам не удается сделать ни одного запланированного дела. И они накатываются как снежный ком. Ты пытаешься перенести их на выходные, а там семья, родители и много других домашний дел… Знакомая ситуация? Мы попробовали разобраться и дать вам несколько советов о том, как таким творческим профессиям, как дизайнеры и архитекторы, грамотно планировать время.
1. Уважайте ваше время
Самая большая проблема, которой грешат творческие люди, это мысли о том, что вам на все хватит времени, и вы готовы уделять его бесконечно самым разным клиентам. Однако важно запомнить основное правило: если вы будете уважать ваше время, то другие тоже будут уважать его.
Не позволяйте диктовать, как вам распоряжаться вашим временем. Сосредоточьтесь на важных задачах, которые дадут быстрые результаты.
2. Ограничьте отвлекающие факторы
Больше всего времени съедают различные отвлекающие мелочи, как уведомления по электронной почте, скайп-сообщения и т.п. Когда вы делаете одно важное дело, закройте ненужные вкладки в браузере, отключите телефон, закройте соцсети. Лучше потом перезвонить.
Конечно, мы не говорим о том, чтобы совсем отказаться от таких способов связи. Но хотя бы попробуйте проверять электронную почту два раза в течение рабочего дня, к примеру, в 12:00 и 16:00.
3. Однозадачность
Умение работать в режиме многозадачности — это миф. Мозг человека не способен решать одновременно более одной задачи.
Когда мы говорим о многозадачности, мы подразумеваем, на самом деле, быстрый переход с одной задачи на другую, и тогда наш мозг переключается. Однако исследования показывают, что это занимает гораздо больше времени, чем выполнение нескольких задач последовательно.
Избавиться от этой проблемы можно так же, как в предыдущем пункте — убрать отвлекающие факторы.
4. Заведите журнал рабочего времени
Вам тоже кажется, что еще одна неделя пролетела незаметно? Попробуйте завести журнал времени — в бумажном или электронном виде.
В течение одной недели отслеживайте все, что делаете в течение рабочего дня. Все: время проверки электронной почты, разговор с сотрудником, чай на кухне, простаивание в пробке и т.п.
Вы увидите, насколько это полезно, и сможете объективно оценить ваш рабочий график со стороны, проанализировать и понять, как вы сможете сэкономить время.
Используйте ноутбук, электронную таблицу или мобильные приложения. Конечно, сначала делать это достаточно утомительно, но, оценив эти данные позже, вы сможете объективно проанализировать свою неделю и понять, как именно вы тратите время, что можно исключить, а что поменять местами. Результаты могут быть удивительными.
5. Спроектируйте вашу неделю
Дизайнеры и архитекторы проектируют на разных уровнях: от генерального плана до дверной ручки. Почему бы тогда не разработать дизайн нашей идеальной недели?
В своей сути, управление временем — это тоже вопрос дизайна. У вас есть только 168 часов в неделю, где нужно грамотно и функционально разместить все приоритетное, выполнить главное и предусмотреть нюансы.
Приступим к дизайну вашей недели. Для начала составьте список всех вещей, которые вы должны сделать, а также вещей, которые вы хотите сделать в течение обычной недели. Пропишите конкретные задачи в вашем списке. Добавьте туда свободное время, время для семьи, отдыха, время на дорогу. Не забудьте предусмотреть перерывы в работе, сон и физические упражнения.
Теперь эти элементы нужно упорядочить и вписать в ваш график, лучше всего в Excel. Вот пример иностранного коллеги.
Безусловно, нужно понимать, что переделать все запланированные дела невозможно — чисто физически. Распланируйте ваш день и поймите, что именно вы можете сделать и достичь, как оптимизировать его и на что, быть может, стоит потратить его чуть меньше.
Помните, что наше время — самый ценный товар.